Last van veel spam? Daar kan je meteen wat aan (laten) doen
Altijd leuk als jullie een nieuw berichtje krijgen via de email. Maar al snel verandert jullie enthousiasme in frustratie want het is weer reclame! Zit jullie email box ook helemaal vol met onbedoelde berichten (spam) en lijken het alleen maar meer te worden?
Jullie hopen op nieuwe aanvragen maar hebben door alle inkomende spam berichten totaal geen overzicht meer. Nog erger: jullie lopen gewoon aanwas met nieuwe klanten mis!
In dit artikel geven wij jou een aantal handvaten waarmee jullie de mailbox weer onder controle kan krijgen.
Waarom krijgen jullie eigenlijk zoveel SPAM?
Het versturen van ongevraagde digitale reclame is verboden volgens de Nederlandse wet sinds 2004. Vroeger was het eenvoudig om heel Nederland (of de hele wereld) een berichtje via de email te sturen en zo te vertellen dat jouw organisatie er is.
Nu mag dit allang niet meer maar toch krijgen jullie nog regelmatig spam berichten binnen. Hoe kan dit eigenlijk? In sommige landen zijn de digitale regels heel anders dan in Nederland. Voor een niet al te groot bedrag kan je veel mensen en bedrijven bereiken via het versturen van e-mails.
Hoe komen zij aan deze email adressen? Sommige email adressen zijn makkelijk te raden. Denk maar eens aan een info@ of hello@ email adres. De spammers kunnen zo automatisch lijsten maken met de naam van jouw organisatie erin met hello@ en info@ ervoor. Je ziet ook vaak dat in de loop der tijd jullie ‘vanzelf’ spam berichten krijgen. Ze weten je altijd te vinden 🙂 Staat jouw email adres op jullie website? Grote kans dat je dan vanzelf spam gaat krijgen.
Helaas gebeurt het ook nog wel eens dat email adressen via een hack bij een andere website op een spam lijst terecht komt. Zo zijn er allerlei lijsten in de omloop waarmee kwaadwilligen spam kunnen versturen.
Staan er contact formulieren op de website? Deze kunnen door bots automatisch ingevuld worden en jullie organisatie laten overlopen met onbedoelde berichten.
Maar wat kunnen we nou écht eigenlijk doen tegen al dat spam?
Neem contact op met jullie email provider
De e-mails die jullie ontvangen worden opgeslagen op een server. Een server is een fysieke computer die verbonden staat met het internet en is vaak onderhouden door een externe leverancier. Je kan contact opnemen met deze partij om te vragen of zij spammaatregelen kunnen nemen.
Zij kunnen programma’s installeren die al het inkomende e-mailverkeer controleren en onderzoeken of het daadwerkelijk spam is. Wel is het slim om in het begin ook door de aangemerkte spam e-mails heen te lopen om te kijken of er onterecht toch niet een lead tussen zit.
Beveilig en bescherm de formulieren op jullie website
Er zijn verschillende mogelijkheden om de formulieren op jullie website te beschermen tegen misbruik van spam bots. Hieronder volgen een aantal aanbevelingen:
- Je kent het vast wel: voordat je een formulier invult moet je eerst alle zebrapaden markeren op een aantal foto’s. Deze informatie wordt gebruikt om vast te stellen of jij een bot bent of een echt mens 🙂 Recaptcha (van Google) is een makkelijke en kosteloze manier om spam te weren die terecht kan komen in jullie contactformulieren. Let wel op dat de AVG/GDPR hier ook op van toepassing is en dit niet helemaal goed werkt met de ‘gratis’ diensten van Google.
- Als jullie website ontwikkeld is in WordPress zijn er vele plugins die je helpen beschermen tegen al het spam. Een standaard plug-in die met WordPress meekomt is die van Akismet. Deze plugin is niet gratis maar geeft in abonnementsvorm veel bescherming. Een no-brainer eigenlijk als het gaat om ontwijken van spam.
- Een andere methode die gebruikt kan worden is het inzetten van het ‘honeypot’ principe. Je breidt je formulier op jouw website uit en zet hiermee als het ware de bot op het verkeerde been. Bots lezen alle velden van jouw formulier automatisch uit en weten niet het verschil tussen een ‘echt’ of een ‘nep’ veld. Vullen ze een nep-veld in dan kan je hier bijna vanuit gaan dat het hier om spam gaat.
Ook hierbij is het advies om te testen wat goed voor jullie werkt. Er zijn verschillende instellingen en je wilt natuurlijk zeker zijn dat je geen belangrijke aanvragen mist.
Helemaal spam vrij? Iets minder is al een eerste goede stap!
Helemaal afkomen van alle inkomende spam berichten is een utopie. Maar wat minder helpt waarschijnlijk al om meer controle te krijgen over jullie mailbox.
Er zijn een aantal stappen die je kan nemen om ervoor te zorgen dat je minder spam binnenkrijgt alleen is het verstandig, helemaal in het begin, al deze berichten te controleren of er niet onterecht e-mails als spam gemarkeerd worden.
Spam verminderen
In dit artikel geven wij jou een aantal aanknopingspunten die je kan helpen om in actie te komen tegen de vele spam berichten. Hierbij is het aanbevolen om een expert in de hand te nemen die jou hierin verder kan begeleiden en ook kan vertellen wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn.
Veel succes in ieder geval met het onder controle krijgen van jullie email berichten!